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5 trucos con Google Drive que necesitas conocer

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A raíz de la pandemia por el Covid-19, muchas personas han tenido que hacer home office, por lo que una de las principales herramientas para trabajar en equipo es Google Drive, pues no sólo cuenta con los programas de Office, también se pueden realizar presentaciones, hojas de cálculo y otros trabajos.

Debido a que Google Drive es actualizado constantemente no siempre es sencillo conocer todas las funciones de esta herramienta, incluso su interfaz no es la misma que se conoció hace algunos años.

Una de las grandes ventajas de esta herramienta de Google es que la puedes usar tanto en la computadora como en tu celular, aunque para ser honestos es más fácil trabajar en la computadora. Para usarlo será necesario contar con una cuenta de Google, pero si no tienes no te tomará más de cinco minutos crear una, además debes tomar en cuenta que esta herramienta se puede usar en cualquier navegador.

Por eso te brindamos esta lista de utilidades que tal vez no sabías que estaban en Google Drive.

Convierte un documento en PDF 

Muchos siguen creyendo que es necesario instalar un programa externo para convertir los documentos en PDF, sin embargo, esta posibilidad ya viene incluida en GoogleDrive, para eso sólo deberás dar doble click en un documento que tengas almacenado, a lo que te preguntara si deseas abrirlo con Google Docs.

Cuando ya tengas abierto el documento, ingresa al menú y busca “Archivo”, selecciona “Descargar” y al desplegarse las nuevas pestañas te debe aparecer la opción de convertir el documento en PDF, y ya contará con una copia en el formato seleccionado.

Crea documentos con una URL

Sin necesidad de entrar a Drive, puedes abrir un documento de Google, para lo que sólo tienes que escribir en el navegador: doc.new. Esto hará que automáticamente se cree un documento en blanco, pero no es el único, también hay otro tipo de archivos:

– http://sheets.new, abre una nueva hoja de cálculo de Google Sheets.

– http://deck.new, abre una nueva presentación en Google.

– http://site.new, crea nueva website en Google sites.

– http://form.new, crea nuevo formulario en Google form.

Accede a tus documentos sin conexión

Muchas veces puede fallar el internet o quizá ocurra un inesperado apagón en tu colonia, pero necesitas trabajar un archivo y quizá mandarlo a la brevedad. No es de sorprender que también tengas la alternativa de seguir trabajando sin la conexión, pero para esto debes habilitar la opción.

– En Google Drive, toca los tres puntos en vertical del documento en el que estás trabajando o que necesitas trabajar.

– Elige “Activar acceso sin conexión”, y listo, podrás seguir escribiendo sin necesidad de estar conectado a internet.

Escritura por voz

Existen aplicaciones para escribir lo que se les dicta, pero muchas veces la redacción queda mal o al leer el documento aparecen palabras que jamás se mencionaron. 

Por imposible que parezca, Google Drive cuenta con una herramienta por voz bastante eficiente, por lo que si nunca la has probado te recomendamos que lo hagas, no sólo te permitirá hacer otras actividades, también te ahorrará bastante tiempo.

Para habilitarlo necesitas abrir un documento escribiendo en el navegador: doc.new.

Luego de aparecer el documento totalmente en blanco, abre el menú de “Herramientas” y busca la opción que diga “Escritura por voz”, al seleccionarlo aparecerá un micrófono en la pantalla.

Sólo necesitas dar click en el micrófono para empezar el dictado. Para que funcione de manera adecuada necesitarás auriculares, ya que el micrófono captará mejor tu pronunciación.

Guarda una copia de seguridad de tu cuenta de WhasApp

Actualmente, casi toda la información se tiene en el celular y WhatsApp también es empleado como una herramienta de trabajo, ya que no sólo hay documentos, también se pueden reservar videos, audios y hasta conversaciones importantes para la oficina. 

Si recientemente actualizaste tu celular, si lo perdiste o por alguna extraña razón se te averió, recuerda que nunca está de más que hagas periódicamente una copia de seguridad.

Para esto, sólo tienes que ir a la aplicación de WhatsApp y abrir “Ajustes”, ir a “Chats” y selecciona “Copia de Seguridad”, y deberás elegir como primera opción Google Drive, y determinar cada cuánto tiempo quieres que se respalde tu información.

Con información de El Heraldo de México
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